Digitale Onboarding-Prozesse im Praxistest: Einblicke in die Begleitstudie mit work.mate
Die Universität Siegen und die Fachhochschule Südwestfalen haben im Rahmen des EDIH Südwestfalen das Start-up work.mate bei der Einführung seines App-basierten Onboarding-Assistenten begleitet. Im Fokus der wissenschaftlichen Begleitstudie stand die Frage, wie sich der Onboarding-Prozess für Unternehmen und neue Mitarbeitende durch den Einsatz der Software verändert.
Zu Beginn wurden zunächst die bestehenden Onboarding-Prozesse in den Unternehmen analysiert. In Interviews mit neuen Mitarbeitenden, Auszubildenden und HR-Verantwortlichen ging es nicht nur um organisatorische Abläufe, sondern auch um soziale und emotionale Aspekte, die das Onboarding prägen. Dabei zeigten sich unternehmensübergreifend folgende Herausforderungen:
- Onboarding wird oft als mühsam oder unstrukturiert erlebt – von beiden Seiten
- Wissen und Abläufe sind häufig fragmentiert und wenig dokumentiert
- Rund 90 % der Zeit entfallen auf Formulare, Druckvorgänge, Wartezeiten und wiederholte Rückfragen
- Emotionen wie Unsicherheit, Nervosität oder Angst sind alltägliche Begleiter in den ersten Tagen
Interessanterweise bewerteten neue Mitarbeitende das Onboarding dennoch meist als „ganz okay“ – oft mit der Begründung: „Ich habe schon Schlimmeres erlebt.“ Gleichzeitig gaben sie an, dass ihnen ein gutes Onboarding sehr wichtig sei – im Schnitt mit 9 von 10 Punkten. Die ersten Tage sind geprägt von vielen offenen Fragen: Wo kann ich parken? Wer ist meine Ansprechperson? Wie funktionieren bestimmte Abläufe?
Viele berichteten davon, dass sie zwar wüssten, dass nicht erwartet werde, sich alles sofort zu merken – dennoch wollten sie einen guten Eindruck hinterlassen. Umso frustrierender sei es, wenn sie Informationen nicht eigenständig nachlesen könnten.
Hier setzte der Onboarding-Assistent von work.mate an – und zeigte Wirkung. Die App bietet neuen Mitarbeitenden eine strukturierte, jederzeit zugängliche Vorbereitung. Sie vermittelt Sicherheit, reduziert Unsicherheiten und senkt das Stressniveau. Fragen wie „Wo darf ich parken?“ gehören der Vergangenheit an. Ein persönlicher Mentor als fester Ansprechpartner schafft Vertrauen und erleichtert die Kontaktaufnahme – schon vor dem ersten Arbeitstag. Auch für HR bringt die App erhebliche Entlastung: Formulare und Unterlagen werden digital ausgefüllt und unterschrieben, nur noch Vertrag und QR-Code müssen gedruckt werden – das spart rund 90 % Papier. Alle Informationen stehen zentral zur Verfügung, Rückfragen reduzieren sich auf konkrete Einzelfälle. Im Schnitt lassen sich so pro Neueinstellung rund drei Stunden Arbeitszeit einsparen, die stattdessen in strategische Aufgaben fließen können.
Unsere Studie macht deutlich: Ein „okayes“ Onboarding reicht nicht aus, wenn der Einstieg zählt.
Der digitale Assistent von work.mate zeigt, wie technische Lösungen Orientierung schaffen, emotionale Belastungen verringern und HR wirksam entlasten können. Entscheidend ist dabei nicht nur die eingesparte Zeit, sondern die Qualität des Starts – und das Gefühl, von Anfang an gut aufgehoben zu sein. Drei Stunden Zeitersparnis pro Neueinstellung, 90 % weniger Papierverbrauch und signifikant weniger Rückfragen zeigen: Die App schafft echte Entlastung und legt die Grundlage für ein strukturiertes, modernes Onboarding, das Mitarbeitende wie Unternehmen überzeugt.
Unser Fazit: KI ist ein Gewinn, wenn wir sie gemeinsam gestalten. „Mittelstand goes KI“ hat gezeigt, wie groß das Potenzial von KI ist – nicht nur für die technologische Weiterentwicklung von Unternehmen, sondern auch für die Neugestaltung von Arbeit. Die Kombination aus strategischem Denken, praktischer Anwendung und offenem Dialog macht die Veranstaltung zu einem wichtigen Baustein auf dem Weg in eine digital und sozial nachhaltige Zukunft.
